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仕事のヒント

仕事のコツ

ソウレンホウ

組織でスムーズに仕事を進めるために、重要となる、報告・連絡・相談のこと。
一度は、耳にしたことがあると思いますが、念のため。

これは、逆の順番で行うのが正しい。

これから行う仕事で、判断に迷うことを「相談」
ソウ
その上で関わるメンバーに仕事の流れを「連絡」
レン
結果や途中経過、完了した旨を「報告」
ホウ

この順番でなければ、仕事は円滑に回らないので、徹底すること。

ごっちゃにしたらアカン!「目的と目標と計画」

目標イメージ

目的とは、何のために頑張るのかという、チームが追及し続けるもの。
目標とは、その目的に向かって進んでいくために、設定された当面のゴール。
計画とは、その目的を達成するために、具体的に何をするか決めること。

この3つはそれぞれが重要であるし、またごっちゃにしてはいけない。

第1目標をクリアすれば、第2目標へと、上のステージに上がっていく。

計画のない目標は、ただの願い事にすぎない。

全ての目標は、目的に繋がっている。正しく理解すること。

時間の予算

時間イメージ

「時は金なり」という言葉があるにもかかわらず、
時間の予算を決めている人は少ない。

ひどい場合には、締め切りすら明確にせず指示あるいは行動し
8時から17時まで会社で過ごすことが、仕事なのだと勘違いしてしまう。

そして、10分で片づけられる仕事に、平気で2時間ほどかけたりする。
これでは、仕事の生産性は上がらず、目標も達成されないだろう。

「時間の予算」とは、チーム全体に浸透させておきたい、大事な考え方なのです。
どんな仕事をするにも、時間の予算を明示することをお忘れなく。

なったらアカン!「会議五悪」

会議イメージ

チーム全体で改善策を考える。ってなことになると必要なのは、ミーティング。
みんなで議論することで、良い案が生まれるだろうし、
一堂に会して周知する必要もあるからだ。

しかし一方で、ミーティングには多額の隠れたコストが発生する。
少し考えてみてほしい。

8人集まって1時間の会議をしたら、いくらのコストだろうか?
8人 x 1h = 8h、つまり、1人分の給与ということ。

そのミーティングは、これだけのコストに見合う生産性を、
生み出しているのだろうか。
 

  1. 「会せず」:メンバーが集まらない。開始時間が過ぎてバラバラと集まる。
  2. 「会して議せず」:集まったものの、議論が交わされず、一方的な報告や連絡だけ。
  3. 「議して決せず」:議論はそれなり、最終的な結論が出ず、うやむやな状態。
  4. 「決して実行せず」:結論まで出したにもかかわらず、誰が実行するのか決めていない。
  5. 「実行して責を取らず」:一応実行はしてみたものの、その実行に責任が伴わない。

平均的な打合せであれば、3の「議して決せず」くらいは、クリアしている。
しかし、会議で出された結論は、実行しなければ成果に繋がらない。
そして、その実行に責任が伴わなければ、やはり、成果に繋がらないのだ。

ミーティングを開催するとき、自ら問うてみてほしい。
果たして、「会議五悪」になっていないだろうか。

想定外のことが起きることぐらい、想定しとかなアカンで!

想定外イメージ

「想定」とは、状況・条件などを仮に決めること。
これは自分自身で決めることであり、想定の範囲は人によって異なる。

要するに、「想定外」のことが多く起こるということはそれだけ自分の状況や条件の判断が、甘かったことを露呈しているに他ならない。

この想定外という言葉を都合よく使い、開き直った態度で言い訳などせず
できるだけ多くの想定外を認識し、対処すれば成果はあがるだろう。

逆にリスクに気づかない、あるいは甘く見るようでは
対処できず最悪の結果を、招きかねない。

対処しなければ、リスクは現実のものとなる。

リスクをリスクと認識しないことが、最大のリスクとなり、
想定外を引き起こすのだ。
準備は重要な戦略である。

自分の状態や周囲の条件を常に把握し、自分のリスクを認識し、対策を立てよう。

ギリギリになってからギャーギャー言うても、今さらジローやで。

緊急度イメージ

よく耳にするフレーズだ。

小柳ルミ子のヒット曲で、2年前に捨てられたジローとやらに好きだと言われたが
今さら何を言うてんねんとフッてしまう内容だ。

「今さら」をかけたおやじギャグ的決めセリフだが、的を射た表現だ。
タイミングを逃すようでは、恋も仕事も、うまくいかないですからね。

そうならないよう、「緊急度」と「重要性」の2軸で仕事を仕分ける。

緊急度とは、すぐに対応しなければならないもの。
重要性とは、目指すべき成果に関連しているもの。

さらに仕分けると、次の4つに分けられる。

  1. 緊急度が高く、重要性も高い:突然の重要案件、締切直前、クレーム対応など
  2. 緊急度は低く、重要性は高い:売上UP策、業務効率化する案を考える
  3. 緊急度は高く、重要性は低い:電話対応・メール対応など
  4. 緊急度は低く、重要性も低い:長電話、情報収集のネットサーフィン

最も重要なのは、B。
ここに多くの時間を費やすことが肝になる。

しかし実際は、「重要性」という軸で考えることができず「すぐに」「至急」という言葉に過剰反応してしまい、
その結果いつもバタバタしているのにやっていることは、あまり重要でない仕事ばかり、ということになる。

重要な仕事ほど、当然「質」が求められるが、緊急性が高く焦った状態では十分な「質」が保てず、成果に繋がらないことが多い。

Aの連続だと、精神的に疲れてしまい、C・Dに逃避してしまう。

人に頼まれると断れないので、ついつい引き受けてしまいがちだが
他人の成果に繋がっても、自分もしくはチームの成果に繋がっているだろうか?

あなたにとって、Bの仕事とは何やろ?常に考えてみてほしい。

ミスは責めたらアカン!けど手抜きはトコトン詰めなアカン!

トライアンドエラーイメージ

ミスは誰でもする。しかし、手抜きは怠け者しかしない。
重視するべきなのは、果たしてどちらだろう?

ミスの原因をどのように把握し、その反省点を次にどう活かすのか。
肝になるのはその一点だろう。

うっかりミス、勘違い、入力ミス、思い込み、いろいろある。
図面を描く上で重要なのは、何を言いたいのかを表現することだ。

描き手の心理が図面を通して読み手に伝われば、とてもいい仕事。
それらの集大成がストーリー性を生み、全体像を把握でき、するべき事が見えてくる図面となる。

データはただの数値、読み解く技術があって情報となるのだ。
情報を揃えれば正確なイメージができ、完成度はより確実なものとなる。

あるデータを入手したら、それが別の意味合いとして読み解けないか考える視点を持つといいだろう。
ありふれたデータから、隠れた情報が見えてくる。と同時に、ミスの原因も見えてくる。

冒頭でもお伝えしたが、ミスは誰でもする。が、気づけば手当てをすればいいのだ。
テレビの男も言っていた、『これでいいのだ。』と。

失敗しても、謝って終わり!
クヨクヨしないで「次行ってみよ―!!」

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