建築施工図作成の株式会社DESIGNLOTZ｜大阪府東大阪市

ソウレンホウ

組織でスムーズに仕事を進めるために、重要となる、報告・連絡・相談のことですね。
一度は、耳にしたことがあると思いますが、念のため。

これは、逆の順番で行うのが正しいです。

これから行う仕事で、判断に迷うことを「相談」

ソウ

その上で関わるメンバーに仕事の流れを「連絡」

レン

結果や途中経過、完了した旨を「報告」

ホウ

この順番でなければ、仕事は円滑に回らないので、徹底することが肝心です。

ごっちゃにしたらアカン!「目的と目標と計画」

目的とは、何のために頑張るのかという、チームが追及し続けるものです。
目標とは、その目的に向かって進んでいくために、設定された当面のゴール。
計画とは、その目的を達成するために、具体的に何をするか決めることです。

この3つはそれぞれが重要であるし、またごっちゃにしてはいけません。

第1目標をクリアすれば、第2目標へと、上のステージに上がっていく。

計画のない目標は、ただの願い事にすぎないのです。

全ての目標は、目的に繋がっている。正しく理解することが大切です。

なったらアカン!「会議五悪」

チーム全体で改善策を考える。ってなことになると必要なのは、ミーティング。
みんなで議論することで、良い案が生まれるだろうし、
一堂に会して周知する必要もあるからです。

しかし一方で、ミーティングには多額の隠れたコストが発生します。
少し考えてみてください。

8人集まって1時間の会議をしたら、いくらのコストでしょうか？
8人 x 1h = 8h、つまり、1人分の給与ということです。

そのミーティングは、これだけのコストに見合う生産性を、
生み出しているのでしょうか。
 

1. 「会せず」：メンバーが集まらない。開始時間が過ぎてバラバラと集まる。
2. 「会して議せず」：集まったものの、議論が交わされず、一方的な報告や連絡だけ。
3. 「議して決せず」：議論はそれなり、最終的な結論が出ず、うやむやな状態。
4. 「決して実行せず」：結論まで出したにもかかわらず、誰が実行するのか決めていない。
5. 「実行して責を取らず」：一応実行はしてみたものの、その実行に責任が伴わない。

平均的な打合せであれば、3の「議して決せず」くらいは、クリアしているでしょう。
しかし、会議で出された結論は、実行しなければ成果に繋がりません。
そして、その実行に責任が伴わなければ、やはり、成果に繋がらないのです。

ミーティングを開催するとき、自ら問うてみてください。
果たして、「会議五悪」になっていないだろうか。

ギリギリになってからギャーギャー言うても、今さらジローやで。

よく耳にするフレーズですね。

小柳ルミ子のヒット曲で、2年前に捨てられたジローとやらに好きだと言われたが
今さら何を言うてんねんとフッてしまう内容です。

「今さら」をかけたおやじギャグ的決めセリフですが、的を射た表現なのです。
タイミングを逃すようでは、恋も仕事も、うまくいかないですからね。

そうならないよう、「緊急度」と「重要性」の2軸で仕事を仕分ける。

緊急度とは、すぐに対応しなければならないもの。
重要性とは、目指すべき成果に関連しているもの。

さらに仕分けると、次の4つに分けられます。

1. 緊急度が高く、重要性も高い：突然の重要案件、締切直前、クレーム対応など
2. 緊急度は低く、重要性は高い：売上UP策、業務効率化する案を考える
3. 緊急度は高く、重要性は低い：電話対応・メール対応など
4. 緊急度は低く、重要性も低い：長電話、情報収集のネットサーフィン

最も重要なのは、B。
ここに多くの時間を費やすことが肝になります。

しかし実際は、「重要性」という軸で考えることができず「すぐに」「至急」という言葉に過剰反応してしまい、
その結果いつもバタバタしているのにやっていることは、あまり重要でない仕事ばかり、ということになっていませんか。

重要な仕事ほど、当然「質」が求められますが、緊急性が高く焦った状態では十分な「質」が保てず、成果に繋がらないことが多くなるでしょう。

Aの連続だと、精神的に疲れてしまい、C・Dに逃避してしまう。

人に頼まれると断れないので、ついつい引き受けてしまいがちですが
他人の成果に繋がっても、自分もしくはチームの成果に繋がっているでしょうか？

あなたにとって、Bの仕事とは何でしょう？常に考えてみてください。